SAP-Lizenzen – immer ein Grund zum Streiten?

E-3 MAGAZIN 03/2020: UNSERE GASTKOLUMNE 

In den letzten Jahren hat SAP viele neue Begriffe in den undurchsichtigen Nebel der SAP-Lizenzierung geworfen. Sowohl bei der Cloud, als auch im Bereich von OnPremise. Warum steigen viele Kunden auf die Barrikaden und wo lichtet sich dieser Nebel?

Manche Lizenzunklarheiten lichten sich spätestens mit S/4HANA. Zwar erst, wenn man sich für das „S/4HANA only“ Lizenzmodell entscheidet, aber immerhin. Nur was bedeutet dieses „only“? Im Zuge der Meinungsverschiedenheiten zwischen SAP und diversen Datenbankherstellern hat sich SAP speziell mit dem Thema der Rückvergütung von Datenbanknutzungen außerhalb des vorgesehenen Standards auseinandersetzen müssen.

Speziell hierbei ist das Thema der „Third Party“ Lizenzen entstanden. Bei diesem Thema ist SAP – auch dank DSAG – in den letzten Monaten stark zurückgerudert. Sollte man sich aber dazu entschließen, nur noch die HANA Datenbank einzusetzen und sich dabei einem Vertragswechsel zu unterziehen, dann wird dieses Thema nahezu obsolet. Eine juristische Grundlage ist noch schwer einzuordnen, aber die SAP setzt dieses Thema bei den meisten Kunden gerne aus.

Digital Access Lizenzen

Natürlich nur nahezu. Denn ein großes Thema bleiben die neuen „Digital Access“ Lizenzen. Diese endlich greifbaren Richtlinien der indirekten Nutzung ist auch vor allem dem Bemühen der DSAG zu verdanken. Nun lassen sich die Definitionen der indirekten Nutzung viel genauer festlegen. Derzeit sind 12 Bewegungsdaten (zB FI Buchungszeilen, Auftragszeilen, Bestellzeilen, etc.) festgelegt worden, deren Ursprung – sofern diese nicht von lizenzierten SAP Usern erstellt worden sind – durch Digital Access Lizenzierung abzudecken sind.

Aber Achtung: auch hier liegt der Teufel im Detail. So sind aktuelle Lizenzmodelle wie beispielsweise „Sales Order Process“ nicht mit der neuen Lizenzart „Digital Access“ mischbar. Hier empfiehlt es sich immer ein beratendes Gespräch mit dem SAP-Partner zu vereinbaren, um die richtige Entscheidung zu treffen.

Eine weitere Vereinfachung bei den Lizenzen stellt die Zuordnung der Geschäftsprozesse zu den Kategorien wie beispielsweise „Professional Use“ oder „Functional Use“ dar.

Die frühere Einordnung von Professional User und Limited User hat oftmals bei Vermessungen zu Problemen geführt. Jetzt ist aber ganz klar definiert, welcher Business Prozess mit welchem User darstellbar ist. Aber auch hier kommt man erst in den Genuss, wenn man sich einem Vertragswechsel unterzieht.

UND GENAU BEI DEM VERTRAGSWECHSEL STECKT DIE GEFAHR

Denn mit diesem Wechsel verzichtet man auf die bisherigen Lizenzansprüche, und somit auch teilweise auf Nutzungsvereinbarungen von Funktionen, die im neuen Lizenzmodell nicht mehr möglich sind. Nur kennen viele der jungen Key Account Manager bei SAP diese Bedingungen nicht mehr – und dort beginnen auch gerne die Streitigkeiten zwischen Kunde und SAP. Deswegen ist immer zuerst ein Blick in die bestehende Vertragsgestaltung mit dem Abgleich der genutzten Funktionalitäten dringend angeraten.

Speziell Themen wie SRM und CRM können einem Vertragswechsel im Wege stehen. Hier ist es immer ratsam, die genaue Roadmap für die nächsten Jahre auszuarbeiten – und einhergehend mit dem Wechsel von Lösungen auch die Lizenzverhandlungen zu verbinden. Solange man sich noch auf alten Verträgen bewegt, ist es schlussendlich auch in vielen Belangen immer ein Dialog, den man hier führen kann. Mit SAP, mit seinem Partner und auch gerne mit der DSAG. Dann lassen sich immer Lösungen ohne Barrikaden finden.

Lizenzen für Cloud Lösungen

Ein noch komplexer Bereich bleibt das Thema Cloud. Hierbei im Vorfeld eine Einschätzung von Kosten über geplante Szenarien zu bekommen, ist auch für die SAP Partnerwelt noch schwierig. Denn das Zusammenspiel zwischen Cloud-Lösungen, der SAP Cloud Platform und der SAP Cloud Integration (Anbindung ERP an Cloud-Lösungen) runden erst das richtige Preisspektrum ab. Und hierbei gibt es eine Vielzahl von Aktionen, Rabatten, Early Birds.

Besonders achtsam sollte man bei der Einbindung von Third Party Szenarien in das Cloud Konzept sein. Denn hier gilt wiederum genau zu hinterfragen, bei welchen Szenarien bis ins ERP hinein das Thema „Digital Access“ oder auch die Datenhaltung auf der SAP Cloud Platform bedeuten. Hier bleibt leider nur der Schritt über die SAP oder einem SAP-Partner. Deswegen empfiehlt es sich hier nicht zwingend einen Blick auf die Preisliste zu werfen und sich entmutigen zu lassen.

Definieren Sie die Anforderungen und gehen Sie offen auf SAP oder deren Partner zu.

Otto Kitzmüller, Geschäftsführer INFORMATICS 

Das E-3 Magazin widmet sich der Information und Bildungsarbeit von und für die SAP-Community.