Die POLYTECH Health & Aesthetics GmbH hatte ein Problem, das viele Mittelständler haben. Deutschlands einziger Hersteller von Silikonimplantaten für ästhetische Chirurgie wuchs stark – im Schnitt um 15 Prozent pro Jahr. Die bisherige IT-Infrastruktur war dieser Expansion nicht gewachsen. Seit 2021 unterstützt KEK das Unternehmen aus Dieburg. „Es geht um die Einführung einer modernen und integrierten ERP-Lösung. Die Herausforderung bei POLYTECH besteht darin, dass es sich um ein Medizintechnikunternehmen handelt und somit um ein validierungspflichtiges Umfeld“, so Anne Hildinger, Geschäftsführerin KEK. Eine weitere Herausforderung lag im Zeitplan. „Der Neubau einer dritten Produktionsstätte drückte auf die Zeitschiene.“ Dank kompetenter Erstellung des Lastenhefts und viel Erfahrung in diesem speziellen Umfeld entschied sich POLYTECH rasch für KEK und gleichzeitig für die Einführung von SAP S/4HANA.
„Das hybride Einführungsmodell mit der Unterscheidung der Prozesse nach ihrer GxP-Relevanz trägt dem validierungpflichtigen Umfeld Rechnung.“ Anne Hildinger, Geschäftsführerin KEK
UKRAINE-KRIEG ERFORDERTE STOPP Die Ziele wurden in der URS (User Require-ment Specification) bereits definiert. Eigenent-wickelte Lösungen sollten abgelöst werden. Zudem galt es, ein Wissensmanagementsystem zu etablieren, und die Prozesse sollten optimal unterstützt werden, um mehr Zufriedenheit sowie Sicherheit für Kunden, Mitarbeiter:innen und Partner zu erreichen. Kurzum: Es ging darum, langfristig mehr Transparenz zu schaffen. „Im Juni 2021 ging es mit der Erstellung des Lastenhefts los, das ein halbes Jahr später abgesegnet wurde.“ Sämtliche bisherigen Mankos wie mangelnder Informationsfluss, unnötige Doppel- und Mehrarbeiten sowie fehlende Integration sollten behoben werden. Nach Kalkulation der Lizenz- und Implementierungskosten folgten die Angebotsabgabe und Vertragsverhandlungen. Doch das Projekt wurde jäh gestoppt: Im Februar 2022 brach der Ukraine-Krieg aus, der nachhaltige Auswirkungen auf Material und Personal haben sollte. „Ein Fertigstellungstermin für die neue Produktionsstätte war damals daher nicht abzu-sehen. Da die ERP-Lösung die Prozesse unter den neuen Gegebenheiten unterstützen sollte, wurde die Einführung auf Eis gelegt.“
„Die Herausforderung bei POLYTECH besteht darin, dass es sich um ein Medizintechnikunternehmen handelt und somit um eine ERP-Einführung in einem validierungspflichtigen Umfeld.“
Anne Hildinger, Geschäftsführerin KEK
ENTSCHEIDUNG FÜR PRIVATE CLOUD Ein Jahr später entschied man sich, das Projekt unabhängig vom neuen Standort zu realisieren. Trotz Gegenangebot eines Marktbegleiters setzte POLYTECH weiterhin auf KEK, die sich Gedanken über das Betriebsmodell machte: On-Premise vs. Private Cloud. Das Gesamtkonzept der Private Cloud inklusive der GxP-Services der SAP überzeugten und so erfolgte nach Vertragsunterzeichnung im Juni 2023 kurzfristig im Juli 2023 der Kick-off. Der Besonderheit des validierungspflichtigen Umfelds wurde mit einem hybriden Einführungsmodell Rechnung getragen. „Für GxP-relevante Prozesse durchläuft das Projekt zunächst die Phase der FS (Functional Specifi-cation). Nicht GxP-relevante Prozesse werden mit agiler Projektvorgehensweise – angelehnt an SAP Activate – implementiert. Der Go-live ist nun mit 01.01.2025 geplant.“
Die POLYTECH Health & Aesthetics GmbH mit Stammsitz in Dieburg bei Frankfurt wurde 1986 gegründet und ist einer der führenden Hersteller von Silikonimplantaten für Brust, Gesäß, Hoden und Waden. Weitere Produkte sind Silikongels bzw. -folien zur Narbenbehandlung sowie Sonderanfertigungen. POLYTECH ist in über 80 Ländern weltweit aktiv und wächst weiter stark – durchschnittlich um 15 Prozent pro Jahr.
