Mich. Weyermann® geht den nächsten Schritt in Richtung Digitalisierung

Das Familienunternehmen Malzfabrik Mich. Weyermann® GmbH & Co. KG mit Sitz in Bamberg (D) ist Weltmarktführer im Bereich Spezialmalze. Das 1879 gegründete Traditionsunternehmen ist auf die Herstellung von Malzen, Biomalz und koscherem Malz spezialisiert das in der ganzen Welt verkauft wird.

DIE ANFORDERUNG

Die Mich. Weyermann® GmbH & Co. KG setzt in den letzten Jahren verstärkt auf Prozessdigitalisierung und Ressourcenschonung. Daher initiierte der Vertriebsbereich die Automatisierung des Rechnungsausgangsprozess mithilfe von Outlook, um die bisherigen Papierprozesse abzulösen.

Das Ziel war, den manuellen Rechnungsversand zu minimieren, und so viele Kunden wie möglich auf den automatischen Rechnungsversand umzustellen.

Dabei standen die einheitliche Gestaltung der Mails unter Einhaltung der Corporate Identity und die Optimierung des Versandprozesses im Vordergrund. Denn ein konsistentes Corporate Design sowie die Berücksichtigung der Corporate Language und der Richtlinien der Corporate Communication sind für das Traditionsunternehmen essentiell.

DIE LÖSUNG: INFORMATICS E-Mail Framework

Gemeinsam mit den Teams aus IT und Vertrieb wurde ein Konzept basierend auf dem INFORMATICS E-Mail Framework (EFW) erarbeitet. Diese Beraterlösung hilft dabei, komplexe Mailanforderungen (z.B. Layout, HTML-Texte, Anhänge) generisch über die Customizing-Benutzeroberfläche zu den Belegen abzubilden.

Die vielfältigen Gestaltungsmöglichkeiten erlauben es der Mich. Weyermann® GmbH & Co. KG, die unterschiedlichen Anforderungen im Bereich der E-Mail-Signatur umzusetzen. Diese reichen von unterschiedlichen Schriftarten, Schriftgrößen und Farben bis hin zu einer grafischen Logoeinbindung und dem Einbetten von Social Media Links.

So konnte eine Vielzahl unterschiedlicher Benutzersignaturen mehrsprachig im SAP-System umgesetzt werden, deren Layoutaufbau grafisch einheitlich konzipiert wurde. Eine durchgängige Corporate Identity wurde somit für die gesamte Vertriebsseite sichergestellt.  

Die reibungslose Umsetzung 

Die Umsetzung war denkbar einfach – das voll ins SAP integrierte E-Mail-Framework wurde von der IT der Mich. Weyermann® GmbH & Co. KG über einen sogenannten Transport ins SAP eingespielt. Wenige Zeilen Code und EFW-Customizing später konnten die neuen E-Mails bereits vom Fachbereich getestet und kurze Zeit später produktiv gesetzt werden.

Mittlerweile ist das EFW vertriebsseitig vollinhaltlich im Einsatz – d.h. alle bisherigen Papierprozesse (Angebot, Auftrag, Lieferschein, Transport, Faktura) können durch das EFW ersetzt werden.

Für die interne Verwendung des EFW standen aber nicht nur die Design-Anforderungen im Vordergrund, sondern auch die Implementierungsgeschwindigkeit und die einfache Anpassung der E-Mail-Empfänger und Texte ohne Programmier- oder spezielle Customizing-Kenntnisse .

VORTEILE FÜR MICH. WEYERMANN®

Die nahtlose Einbindung von EFW in das SAP-System ermöglicht es dem Vertriebsteam Rechnungen automatisch, nach dem Sichern oder nach einem automatischen Rechnungslauf, an einen oder mehrere Ansprechpartner/E-Mail-Adressen des Kunden zu versenden.

Damit dieser Automatismus funktioniert, sind saubere Debitoren- und Ansprechpartnerstammdaten das A und O. Zudem können im EFW weitere Empfänger im Falle unterschiedlicher Zuständigkeiten (z.B. Projektleitung, zuständiger Mitarbeiter, etc.) als Kopie (cc) oder Blindkopie (BCC) bei der Rechnungslegung hinzugefügt werden.

Der vereinfachte Prozess der Rechnungslegung

Hier ist es besonders wichtig, dass sichergestellt wird, dass die Rechnung systemtechnisch vom tatsächlichen Sachbearbeiter verschickt wird – d.h. auch wenn die Rechnung durch den automatischen Rechnungslauf versandt wird, ist der Sachbearbeiter als Absender der E-Mail hinterlegt. Dies sichert die konkrete Ansprache aller beteiligter Personen und die korrekte Rechnungslegung ohne Kommunikationsverluste.

Sobald dann eine Rechnung gesichert beziehungsweise der Rechnungslauf erfolgt ist, erhält der Kunde eine E-Mail pro Rechnung mit der Rechnung als PDF im Anhang. Der Auftragserfasser seitens Mich. Weyermann® erhält darüber hinaus eine Kopie der Mail.

Treten beim Versand Fehler auf, werden diese nicht mehr in unterschiedlichsten Transaktionen getrackt, sondern werden zentral über das Versand-Reporting angezeigt.

Die intuitive und einfach zu pflegende Nutzung hält den internen Einarbeitungsaufwand der Fachabteilung gering.

_{Durch die Automatisierung des digitalen Rechnungsausgangs wurde zum einen ein wichtiger Unternehmensprozess umgesetzt und zum anderen die Kundenzufriedenheit erhöht. Zusätzlich wurde der interne Aufwand massiv reduziert. Alles in allem unterstützt uns das EFW Ressourcen einzusparen und unseren Beitrag an die Umwelt zu leisten. Druckertinte, Papier, Briefmarken und der dazugehörige Logistikaufwand wird eingespart.}

Larissa Diesendorf, Koordinatorin Export und Sabine Weyermann, Geschäftsführerin Mich. Weyermann®