Kurzer Prozess

SAP HCM Processes and Forms (HCM P&F) ist nicht neu. Neu ist jedoch, dass es auch mit Fiori verwendet werden kann. Das ermöglicht die Digitalisierung und Automatisierung von HR-Prozessen mit einer modernen, intuitiven Benutzeroberfläche. Die Lösung setzt auf eine durchgängige Fiori-Architektur für eine verbesserte User Experience.

Ein klassischer Fall in einer HR-Abteilung: Ein Mitarbeiter stellt einen Fortbildungsantrag. Der wandert zur Personalentwicklung, die spielen den Ball an die HR-Abteilung weiter, von dort geht es zur Führungskraft, die genehmigt den Antrag und dann geht es wieder retour. Nach der Fortbildung werden die Kosten eingereicht, und sollte der Betrag nur geringfügig vom geplanten Budget abweichen, startet die Routine von vorne. Und das alles mit viel Papier, Stempeln und Co. Ein Prozess mit vielen Formularen – „Processes and Forms“ eben. „Doch es gibt eine Möglichkeit, solche Prozesse einfach zu digitalisieren“, erzählt Hannes Prodinger. „HCM P&F reduziert den Aufwand und die Touchpoints enorm. HR Mitarbeiter stehen unter hohem Druck, daher sollten sie sich auf ihre Kernaufgabe konzentrieren.“ Durch HCM P&F laufen nun solche Fälle ohne Medienbruch selbstständig durch. Von INFORMATICS umgesetzt wurde dies etwa im Krankenhaus Schwarzach. Mit dem Launchpad haben HR-Mitarbeiter nun alles intuitiv und stets nachvollziehbar unter Kontrolle.

“Es gibt extrem viele solcher Fälle, wo man Papier ersetzen kann. Wir schauen uns an, wo der größte Benefit ist, können sehr schnell eine Lösung bauen und rollen es dann weiter aus.“
Hannes Prodinger, SAP HCM Consultant

HR kann sich auf sein Kerngeschäft fokussieren

Die Anwendungen sind vielfältig. Bei Primetals arbeitet INFORMATICS an der Automatisierung von Prozessen von An- und Abwesenheiten. Es gibt zwar Standard-Apps, doch sind diese zu unflexibel oder einfach nicht ausreichend, etwa bei Arztbesuchen oder beim Thema Homeoffice. „Die Mitarbeiter müssen sich die Genehmigung von ihrer Führungskraft nicht mehr direkt vor Ort holen, sondern können das nun auch digital erledigen. Wir haben in den letzten Monaten einen Piloten gestartet. Jetzt nutzen bereits 1.600 Leute diesen Dienst.“

Bei einem weiteren Kundenprojekt stand die automatisierte Abwicklung von Fahrtkostenzuschüssen im Fokus. „Aufgrund einer gesetzlichen Änderung und der damit verbundenen Komplexitätssteigerung konnte der bestehende Prozess nicht mehr manuell abgewickelt werden. Mit HCM P&F erfolgt die Bearbeitung nun vollautomatisch. Die Distanz zwischen Wohnadresse und Arbeitsplatz wird über eine API ermittelt und der entsprechende Fahrtkostenzuschuss berechnet. Im Hintergrund wird automatisch die passende Lohnart generiert und zur Auszahlung gebracht.“ Die Fachbereiche werden dadurch enorm entlastet. Sie müssen nur mehr bei strittigen Einzelfällen die Berechnung prüfen. „Es gibt extrem viele solcher Fälle, wo man Papier ersetzen kann. Wir schauen uns an, wo der größte Benefit ist, können sehr schnell eine Lösung bauen und rollen es dann weiter aus.“