Zwei Wege in die E-Rechnung

Die elektronische Ausgangsrechnung entwickelt sich im europäischen B2B-Geschäft zum verbindlichen Standard. Mit der EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) verpflichtet die Europäische Union Unternehmen schrittweise zur Nutzung strukturierter, maschinenlesbarer Rechnungen. Spätestens 2030 gilt diese Verpflichtung EU-weit. Deutschland hat bereits den ersten Schritt gesetzt: Seit 1. Jänner 2025 müssen Unternehmen im B2B-Umfeld elektronische Rechnungen empfangen können. In Österreich gibt es die verpflichtende E-Rechnung bisher nur im öffentlichen Sektor, doch auch hier zeichnet sich eine Ausweitung auf den B2B-Bereich ab.

Für Unternehmen bedeutet diese Entwicklung weit mehr als ein neues Rechnungsformat. Gefragt sind durchgängige digitale Prozesse: von der strukturierten Erstellung über die Validierung und den Versand bis zur Statusrückmeldung, revisionssicheren Archivierung und gegebenenfalls zur Kommunikation mit Behörden. Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder PEPPOL basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und schaffen die Grundlage für automatisierte, medienbruchfreie Rechnungsprozesse. INFORMATICS bietet zwei Lösungsansätze, um die E-Rechnung in bestehende Systeme zu integrieren, angepasst an Ihre individuellen Anforderungen und Systemlandschaften.

LÖSUNGSWEG 1: SAP DOCUMENT AND REPORTING COMPLIANCE (DRC)

Mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC) stellt SAP eine umfassende Standardlösung für regulatorische Anforderungen bereit. Neben der Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen ermöglicht die Plattform auch die digitale Kommunikation mit Finanzbehörden sowie die Abbildung gesetzlicher Meldepflichten in zahlreichen Ländern. Technisch integriert sich SAP DRC direkt in SAP S/4HANA oder SAP Cloud ERP. Über das zentrale eDocument-Cockpit erzeugen Unternehmen Dokumente, validieren sie, übermitteln sie an externe Plattformen und verfolgen deren Status lückenlos nach.

Besonders international tätige Unternehmen profitieren von diesem Ansatz. Sie steuern unterschiedliche gesetzliche Anforderungen zentral in ihrer SAP Systemlandschaft und reagieren schneller auf neue regulatorische Vorgaben. Gleichzeitig bietet der SAP Standard langfristige Sicherheit bei der Umsetzung länderspezifischer Compliance-Regeln.

LÖSUNGSWEG 2: DIG + INFORMATICS EFW (E-MAIL FRAMEWORK)

Für Unternehmen, die eine schlanke Lösung für die E-Rechnung suchen, bietet INFORMATICS gemeinsam mit dem Partner DIG eine hochintegrierte Alternative. Diese Weiterentwicklung unseres E-Mail Frameworks (EFW) ist eine direkt in SAP integrierte, flexibel erweiterbare Lösung, die aus den SAP Daten strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD oder PEPPOL erzeugt. Die Konvertierung übernimmt dabei der Cloudservice von DIG, während die Prozesssteuerung vollständig im SAP System bleibt.

Dieser Ansatz reduziert die Systemkomplexität und ermöglicht eine schnelle Implementierung. Unternehmen implementieren die Lösung in gewachsene oder hybride Systemlandschaften. Gleichzeitig bleibt die Lösung flexibel erweiterbar. Gerade für KMUs oder Unternehmen mit heterogenen IT-Strukturen bietet diese Lösung eine pragmatische und wirtschaftliche Umsetzung der E-Rechnungsprozesse.

ERFOLGREICHE UMSETZUNG BEIM BAMBERGER UNTERNEHMEN WEYERMANN

Die Malzfabrik Mich. Weyermann® in Bamberg, Weltmarktführer im Bereich Spezialmalze, verfolgt seit Jahren konsequent die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Ein zentraler Schritt war die Automatisierung des Rechnungsausgangs, um papierbasierte Abläufe zu reduzieren und Rechnungen effizienter an Kunden zu versenden. Gemeinsam mit INFORMATICS implementierte das Unternehmen dafür das E-Mail Framework (EFW) direkt im SAP System. Die Lösung automatisiert den Versand von Dokumenten und ermöglicht eine flexible Gestaltung der E-Mails inklusive Anhängen und Empfängerlogik. Durch die nahtlose Integration in SAP ließ sich die Lösung mit geringem Implementierungsaufwand einführen und schnell produktiv setzen.

Auf dieser Basis konnte Weyermann® die eigenen Rechnungsprozesse weiterentwickeln und Anfang 2026 erfolgreich mit der elektronischen Rechnung live gehen.

STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNG MIT WEITBLICK

Ob umfassende Compliance-Standardisierung mit SAP DRC oder fokussierte E-Rechnung mit DIG + EFW: Beide Wege unterstützen XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL sowie die erforderliche Behördenanbindung. Die Wahl der richtigen Lösung hängt von Internationalität, Systemarchitektur, Prozesskomplexität und strategischer Ausrichtung ab. INFORMATICS begleitet Sie dabei sowohl technisch als auch strategisch – für sichere, effiziente und zukunftsfähige E-Rechnungsprozesse in SAP.