Teufelberger rta

02. August 2016 • 12:11 Uhr

Die Legal Compliance Verwaltung bei Teufelberger 

Teufelberger ist der führende Hersteller von Seilen, Bändern und Garnen aus Kunststoff, synthetischen Fasern und Stahl für anspruchsvolle Anwendungen von Kunden in aller Welt. Als erfolgreiches und unabhängiges Familienunternehmen setzen sie seit Generationen Trends und Maßstäbe in der Branche. Dabei sorgen Teufelberger Produkte weltweit für Zusammenhalt und Bewegung von Menschen und Gütern. 

 

Teufelberger möchte die Legal Compliance zentral verwalten. In der Vergangenheit wurden die Bescheide manuell mittels XLS-Dateien und ausgedruckten Formularen organisiert und verwaltet. Eine zentrale Übersicht war aufgrund der gewachsenen Firmenstruktur schwierig und brachte zeitintensive Prozesse mit sich. Dies zeigte sich beispielsweise bei Audits, wo die rasche Auffindung der nachgefragten Dokumente, die standortübergreifend verfügbar sein mussten, eine Herausforderung darstellt. Daher wollte das innovative Unternehmen sämtliche behördlichen Bescheide und gesetzlichen Prüfpflichten zentral erfassen. Dabei erfasst und verwaltet der intern Verantwortliche den Bescheid und spielt diesen vollautomatisch in das Legal Compliance System ein. Er nimmt unter anderem folgende Informationen auf: Standortauswahl, Abteilungsauswahl, Pflege von Auflagen und Prüfpflichten, Anlagenerfassung sowie Durchführungszeit und legt je nach Dokument den dazugehörigen Bescheid elektronisch ab.

 

Wenn alle Bescheide und für den Erhalt eines konsensgemäßen Betriebszustandes relevanten Daten erfasst sind und die Prüfungen auch den Anforderungen entsprechend termingerecht durchgeführt werden, wird sichergestellt, dass die Dokumentation sowie das rechtskonforme Verhalten gewährleistet sind. 

 

Um die jeweils gültigen Auflagen und Pflichten für Teufelberger zu bestimmen und auch die dementsprechende Übersetzung zur Verfügung zu stellen, arbeitet das Unternehmen mit der Firma Kanzian, einem Rechtsdienstleister, zusammen. Diese liefert die notwendigen Rechtspflichten in elektronischer Form, welche über SAP Standard Import in INFORMATICS rta (rights and terms administration) eingespielt werden. 

Dort überprüft der intern Verantwortliche die Auflagen und pflegt die dazugehörenden Aufgaben im System ein. Wenn es Aktualisierungen zu bestehenden Pflichten gibt, werden diese im System erfasst und automatisch ergänzt. Somit ist die gesetzliche Änderung im System dokumentiert und wird ab sofort als Aufgabe geführt. 

 

"Die Zusammenarbeit mit INFORMATICS war sehr positiv und wir haben aus ihren Erfahrungen in der Waltung von internen und gesetzlichen Auflagen sehr profitiert", meint Franz Brunnbauer, Technischer Leiter, Teufelberger Gmbh.

 

Wichtig für Teufelberger war vor allem, 

- dass die Erfüllung der Anforderungen für einen konsensgemäßen Betriebszustand vom System her sichergestellt sind.

- dass die relevanten Änderungen der Rechtssprechung automatisiert aus der Kanzian-Rechtsdatenbank geladen werden, und dass die Erfüllung von Auflagenpunkten vom System her sichergestellt wird.

- dass Änderungen der Rechtsprechungen automatisiert den betroffenen Bescheiden zugeordnet werden. 

- dass Aufgaben systemunterstützt bearbeitet und nachverfolgt werden.

- dass Bescheide, Pläne, Prüfpflichten etc. nur vom Administrator eingepflegt werden können (Architektur für mehrere Standorte).

- dass alle notwendigen Tätigkeiten mit Zieltermin und Status (Ampelsystem) im Cockpit angezeigt werden. 

- dass Fotos und Anmerkungen aus dem Prüfbuch zu einzelnen Prüfpflichten hinterlegt werden. 

- dass User automatisch Aufgaben erhalten und - dass User den Auftragsstatus aktiv zurückmelden müssen.

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