INFORMATICS HR Central

02. August 2016 • 08:25 Uhr

Einführung und Abbildung des elektronischen Personalakts

Die Berndorf Band GmbH mit Sitz in Berndorf, Niederösterreich, ist der umfassende Lösungsanbieter im Bereich Stahlbänder. Stahlbandanlagen sowie Engineering-Dienstleistungen bei weltweitem Service bilden das Produktportfolio der Berndorf Band Gruppe. 

Die Berndorf Band hat das SAP HCM Modul schon jahrelang erfolgreich im Einsatz. Das Unternehmen steuert und überwacht damit das Organisationsmanagement und die Personalverrechnung. Nun gab es eine neue Anforderung im HR-Bereich. Nämlich die Einführung und Abbildung des elektronischen Personalakts. Im Standard bedarf es zum Teil sehr vieler Clicks und Hintergrundwissen in der Bedienung, um pro Mitarbeiter die dazugehörigen Dokumente abzulegen. Aus diesem Grund waren die Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit und einfache Handhabung die Hauptkriterien bei der Auswahl der Lösung. 

Diese Anforderung wird mit INFORMATICS HR Central gelöst, welches unter anderem ein HR Cockpit zur Verfügung stellt. Diese Lösung ist zu 100% als Add-on mit einem eigenen Namensraum im SAP integriert und ermöglicht den Zugriff auf bereits vorhandene Stammdaten.

 

Das hat den Vorteil, dass es keiner Doppelerfassung bedarf, dadurch miteinhergehend keine Medienbrüche entstehen und Fehlerquellen nahezu eliminiert werden. Das HR Cockpit liefert kumuliert alle personenbezogenen Daten eines Mitarbeiters auf einen Blick und kann zudem anwenderspezifisch adaptiert werden. Wenn es Änderungs- oder zusätzlichen Informationsbedarf gibt, springt man direkt vom HR Cockpit in die jeweilige Transaktion ab und kann dort seine Daten pflegen und ändern. Dadurch entfällt die Eingabe der unzähligen Transaktionscodes und es kann eine rasche und intuitive Handhabung gewährleistet werden. 

 

Um die Anforderung "elektronischer Personalakt" von Berndorf Band bestmöglich abzudecken, greift das INFORMATICS HR Central auf das bereits etablierte Datenmanagementsystem von SAP zu. Dabei berücksichtigt es die bestehende Klassifizierung nach Dokumentenstatus (archiviert, freigegeben oder in Arbeit) und die verschiedenen Dokumententypen (Bewerbungsunterlagen, Dienstvertrag, Meldezettel, Zeugnis). Diese Einteilung erfordert bereits bei der Anlage des Personalakts eine genaue Arbeitsweise und stellt dadurch sicher, dass die jeweiligen Dokumente einheitlich abgelegt und schnell gefunden werden können. 

 

In diesem Zusammenhang ist auch die Zuteilung von verschiedenen Berechtigungsstufen bei HR Usern wichtig, denn dadurch kann eingegrenzt werden, welcher Mitarbeiter welche personenbezogenen Daten sehen und/oder bearbeiten darf. Fr. Spitzer von Berndorf Band meint: "Wir sind sehr zufrieden mit HR Central, da es uns in der tagtäglichen Arbeit massiv Zeit einspart und uns die leichte Benutzerführung gefällt."

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