Perfektes Prüfmanagement

11. November 2015 • 11:08 Uhr

Alles rechtens

Die ÖBB-TS hatte ein Instandhaltungsmodul im Einsatz, das alle Agenden rund um diesen Fachbereich erfüllte. Doch das bisher eingesetzte System wies Lücken auf, da es zu offen und zu flexibel konfiguriert war. Da die ÖBB-TS zusätzliche Erweiterungen im System geplant hat, machte man sich auf die Suche nach anderen Softwarelösungen. Eine Suche unter der Prämisse, dass die Logik des bisherigen Systems beibehalten werden sollte, da die Daten bereits vorhanden waren und die Mitarbeiter die Arbeitsweise kannten. 

 

Die Lösung.

Der Fachbereich hat sich für das Produkt INFORMATICS rta (rights and terms administration) entschieden, welches gesetzliche Richtlinien und Bescheide vollinhaltlich in das bestehende SAP System als Add On integriert. Somit ist automatisch eine Verknüpfung mit dem Materialmanagement und Instandhaltungsmodul hergestellt. Medienbrüche gehören der Vergangenheit an. 

Im Rahmen der buchhalterischen Erfassung wird in rta jede Anlage automatisch mit Bestimmungen und Pflichten verbunden. Dies geschieht, sobald die neue Anlage einer Objektart zugeordnet ist. Anschließend werden im System eine Prüfpflicht für die Wartung und Instandhaltung, als auch der genaue Stichtag der Prüfung festgelegt. Zeitgerecht zum Stichtag, egal ob ein einmaliges oder wiederkehrendes Ereignis, generiert INFORMATICS rta automatisch eine Meldung, um den Benutzer über die bevorstehende Wartung zu informieren. Der Mitarbeiter erhält alle Checklisten und dazugehörigen Dokumente, um diese Aufgabe vollumfänglich und ordnungsgemäß auszuführen.

 

Die Vorteile. 

Mithilfe von INFORMATICS rta konnten die Strukturen und Prozesse wesentlich vereinfacht werden. Das war notwendig, da aufgrund von interner Umorganisation der Bereich "Instandhaltung" von bisher zwei Abteilungen auf eine Abteilung "Anlagenmanagement" zusammengefasst wurde, die ohne zusätzliche Ressourcen für diese Thematik voll verantwortlich ist. Dies betrifft neben der großen Anzahl von inventarisierten Anlagen - rund 50.000 - und den 11.000 prüfpflichtigen Anlagen auch die Abstimmung mit den zuständigen Personen an den 26 zu betreuenden Standorten. 

Die Agenden des Anlagenmanagements wie die tatsächliche Sichtprüfung, Schmierung und Wartung der Maschinen, erfolgt via Checklisten durch 100 Fachkräfte. Anschließend wird im PM der Status quo rückgemeldet. Ergibt sich eine Korrektur oder eine zusätzliche Information, die eingepflegt werden muss, so besitzt nahezu die Hälfte der Fachkräfte die notwendigen Änderungsberechtigungen, um dies direkt in das PM zu reporten. INFORMATICS rta hilft dabei nicht nur strukturell und hebt Kostenpotenziale, sondern erhöht die Rechtssicherheit.

Durch die individuelle Vergabe der Berechtigungen und Einschränkungen, die vom Unternehmen selbst zugeteilt, geändert und festgelegt werden kann, wird die Transparenz erhöht. Kein unbefugter Mitarbeiter kann in den Verwaltungs- und Dokumentationsprozess eingreifen, hinterlegte Pflichten und Anforderungen nachträglich ändern, oder Dokumente ignorieren. Das alte System konnte das nicht garantieren. Zusätzlich ergibt sich dadurch auch eine deutliche Arbeitserleichterung für die operativ tätige Mannschaft. Denn INFORMATICS rta als zentrales Tool für Rechtssicherheit bietet verbesserte Filtermöglichkeiten. So können Bescheide, interne Anforderungen oder Wartungsinformationen durch die einheitliche Verwaltung direkt abgefragt werden.  

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