Product Solutions: Elektronische Rechnungslegung in 5 Tagen

02. April 2020 • 08:34 Uhr

Projekt: „EFW bei INFORMATICS“

Digitale Transformation: Die elektronische Rechnungslegung konnte mithilfe des INFORMATICS EFW vom Projektauftrag bis zur papierlosen Abrechnung in einer Durchlaufzeit von 5 Tagen automatisiert werden. Das Projekt war schon seit langem geplant, wurde aber immer zugunsten von Kundenanforderungen zurückgestellt. COVID-19 wirkte hier aber – wie bei vielen anderen Kunden zurzeit – als digitaler Beschleuniger.

Die Herausforderung

Im Sinne digitaler Geschäftsprozesse sollte die Rechnungslegung der INFORMATICS Gruppe direkt aus dem SAP-System als papierloser Prozess gestaltet werden. Neben dem nahtlosen Prozess zwischen den beiden Systemen SAP und Microsoft Outlook, lag der Fokus speziell in einer nachhaltigen modernen Lösung, kombiniert mit gesteigerter Effizienz und einer hohen Benutzerfreundlichkeit.

Dabei sollte die Unterstützung durch automatische Prozessschritte von der Leistungserfassung über die Freigabe bis hin zur neuen Zusammenfassung von Rechnungsformular und Leistungsnachweis in ein PDF ermöglicht werden. Zudem musste der Versand via E-Mail durch SAP mit den notwendigen Anforderungen des Corporate Design gelöst werden.

Die Lösung

Gemeinsam mit dem Produktmanagement und dem Fachbereich wurde auf Basis des bisherigen Prozesses der Konzeptentwurf erarbeitet. Im Zuge des Projektes musste die Rechtmäßigkeit erfüllt und das Einverständnis der Kunden zum elektronischen Versand eingeholt werden.

Als ersten Schritt stellte man die technischen Voraussetzungen für den elektronischen Versand in der Systemlandschaft sicher. Für die Umsetzung entschied man sich für die bewährte und bestehende Beraterlösung „INFORMATICS EFW“.

Diese ermöglicht es, komplexe Mailanforderungen (Kommunikationskopf, HTML-Texte, Anhänge) generisch über Benutzeroberfläche zu beliebigen Belegen (in unserem Fall SD-Belege) abzubilden. Die eigenständige und voll in SAP integrierte Lösung EFW konnte so innerhalb einer Durchlaufzeit von 5 Tagen produktiv gesetzt werden.

In dieser Zeit wurde das EFW eingespielt, das Customizing angepasst, die Druckprogramme und die Layouts adaptiert und auch die Logik des Mergers von Leistungsnachweis mit der Rechnung durchgeführt. Zudem fand die gesamte Umstellung der Nachrichtensätze und die Pflege der notwendigen  E-Maildaten statt. Mit der Testphase und der Produktivsetzung dauerte die Umsetzung somit nur 5 Tage.

Dank des intuitiven EFW-Customizings und der SAP-Logik wird auf die Anforderungen der Töchterunternehmen, wie unterschiedliche Firmensignaturen und abweichende Rechnungsanschriften, eingegangen, um die Corporate Design Richtlinien der Gruppe einzuhalten.

Die Vorteile für den Kunden

  • Die nahtlose Einbindung von EFW in das SAP-System
  • Digitalisierung des gesamten Rechnungslegungs- und Abrechnungsprozesses
  • Einmalige Pflege der Debitorenstammdaten
  • Projektzuständigkeiten als Kopie (cc) bei der Rechnungslegung
  • Verkürzte Rechnungsfreigabe
  • Tracking des Versands über den Versandreport
  • Minimierter Wartungsaufwand
  • Intuitive Pflege
  • Geringer Einarbeitungsaufwand

Kundenmeinung

„Durch die elektronische Rechnungslegung mittels EFW konnte nicht nur ein wesentlicher finanzwirtschaftlicher Prozess digitalisiert werden. Wir schaffen dadurch eine erhöhte Transparenz im Unternehmen und erreichen damit eine erhöhte Kundenzufriedenheit. Ein zusätzlicher Benefit ist, dass wir mit EFW noch nachhaltiger arbeiten und unsere Ressourcen für andere wichtige Themen einsetzen können."

Otto Kitzmüller, Geschäftsführer INFORMATICS Gruppe

KONTAKT

Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte unseren Produktmanager Gernot Huber!

Mag. Gernot Huber
Mail: hug@informatics.at
Mobil: 0699 18195914

Nähere Informationen finden Sie zudem im Produktbereich

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