Alles gut im Griff mit SAP Workflow

17. Juni 2013 • 12:41 Uhr

„Entschuldigung, darf ich Ihnen über die Straße helfen? Geben Sie mir bitte die Hand! Kann ich sonst noch etwas für Sie tun?“.

Alltagshilfe wie diese kommt immer gut an. Auch im SAP ist eine freundliche Unterstützung nützlich und wertvoll.

Wertvolle Unterstützung
SAP ist ein weites Feld. Wie oft kann da ein guter Wegweiser nützen! Sind die Prioritäten richtig gesetzt? Ist alles erledigt? Fehlt noch irgendetwas? Plagen Sie sich doch nicht mit Fragen wie diesen – lassen Sie sich einfach helfen. SAP kann Sie in Ihren täglichen Geschäftsprozessen sinnvoll unterstützen. Damit sind nicht diese simplen Unvollständigkeitsschemen gemeint, die einem den letzten Nerv rauben. Gefragt ist echte Unterstützung. Gefragt ist SAP Workflow: Die richtigen Personen werden automatisch zur richtigen Zeit in den Prozess eingebunden. Sie werden informiert, falls es zu Versäumnissen kommt, Sie vergessen nie wieder einen Task. Und Sie wissen immer punktgenau, wie weit der Prozess fortgeschritten ist. So können Sie sich um die Aufgaben kümmern, die wirklich wichtig sind.

Lückenlose Abbildung
Workflow gibt es schon seit Ewigkeiten. Nur wenige haben sich allerdings in den letzten Jahren damit beschäftigt. Der Grund liegt auf der Hand: Erst die modernen elektronischen Tools zeigen uns die Vorteile dieser wertvollen Arbeitsunterstützung. Heute sind wir in der Lage, ein Abbild jedes Geschäftsprozesses in eine abhängige Prozesskette zu verknüpfen und die agierenden Personen und Personengruppen in die einzelnen Prozessschritte zu integrieren. Das papierlose Büro ist somit möglich geworden und auch die lückenlose Abbildung von Abläufen.

Definieren des Prozesses
Eine Voraussetzung hat die lückenlose Abbildung unseres Prozesses allerdings: Dieser muss uns im Detail bekannt sein. Erst dann ist es möglich, dieses „Schaubild“ im SAP zu implementieren und zu leben. Die Erfahrung jedoch zeigt, dass sich so manche Fachabteilung erst im Zuge der Workflow-Einführung das erste Mal wirklich Gedanken darüber macht, wie denn ihr eigener Geschäftsprozess aussieht – und wer aller daran beteiligt ist. Darin liegt die Hauptarbeit! Erst wenn sich die rauchenden Köpfe auf einen gemeinsamen Prozess geeinigt haben, kann dieser auch abgebildet werden. Gerne unterstützen wir Sie dabei und erleichtern dadurch Ihre tägliche Arbeit.

Workflow im Einsatz
SAP Workflow macht vieles leichter. Hier stellen wir Ihnen drei unserer Kunden vor, die seit kurzem auf diese wertvolle Unterstützung setzen.

Beschleunigter Rechnungseingang - Workflow für TMS
Die Herausforderung:
Der TMS-Rechnungseingang wurde auf ein Clearing Center und einen Scandienstleister umgestellt. Um diese elektronischen Daten sauber ins SAP zu bringen, möchte man sich vom System unterstützen lassen.
Die Lösung: Die digitalen TMS-Eingangsrechnungen gelangen künftig über zwei Wege ins SAP: über die Post-Tochter Scanpoint und die DIG AG, ein INFORMATICS Partner. Der Geschäftsprozess der TMS wurde von INFORMATICS definiert und im SAP abgebildet. Das Ergebnis ist ein beschleunigter und lückenlos dargestellter Rechnungseingangsprozess, der die Bearbeitungszeit minimiert, Skontoverluste vermeidet und die Lieferantenbeziehungen nachhaltig verbessert.

TMS Transport- und Montage- Systeme GMBH ist führend in der Herstellung von innovativen Produktionslösungen für die Automobilindustrie weltweit. Seit 2009 ist TMS INFORMATICS Kunde.

Durchgängige Prozessunterstützung - Bilfinger Chemserv setzt auf optimierten Einkauf
Die Herausforderung: Es galt, die zentrale Einkaufsabwicklung mit den unterschiedlichen Anforderungen aus den verschiedenen Standorten mittels SAP Workflow in einem gemeinsamen Genehmigungsprozess zu unterstützen. Die Prozesskette sollte dabei möglichst flexibel dargestellt werden. Darüber hinaus sollte die digitale Einspeisung der Lieferscheine an den einzelnen Standorten möglich sein.

Die Lösung: INFORMATICS hat das Genehmigungsverfahren aus der SAP Standardroutine gecustomized. Zusätzlich wurde ein Content Server für Dokumentenablage und ArchivLink integriert, um die Digitalisierung von zusätzlichen Daten zu gewährleisten. Der umfangreiche Workflow von der Bestellung über die Genehmigungsschritte bis hin zum Wareneingang gewährleistet eine durchgängige Prozessunterstützung.

Bilfinger Chemserv GMBH ist führender Anbieter für Instandhaltung und Engineering in der Prozess- und Fertigungsindustrie. Seit 2005 ist das Unternehmen INFORMATICS Kunde.

Benutzerfreundlicher Workflow - Alles fließt bei 3e
Die Herausforderung: Die Eingangsrechnungen für die Lagerbestellungen und Nichtlagermaterialien sollen über eine zentrale Scanstation erfasst und über die bedarfsauslösenden Fachabteilungen geschleust werden. Die Weiterreichung und Prozessrückleitung soll möglich sein.

Die Lösung: Die Scanstation wurde technisch mit SAP verbunden. Durch „Früherfassungen“ werden die Scans mittels SAP Workflow auf die Prozessreise geschickt. Der SAP Workflow wurde kundenindividuell angepasst und somit die Benutzerfreundlichkeit optimiert: Die Benutzer werden vom Workflow dialoggeführt geleitet. Die Genehmigungsschritte wurden überdies mit Webservices angereichert, was die Beteiligung auch außerhalb von SAP sichert.

3e Handels- und Dienstleistungs AG ist die Nr. 1 im österreichischen Werkzeugfachhandel und seit 1999 INFORMATICS Kunde. 2.710 Mitarbeiter zählt 3e österreichweit.

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